Araç Kiralama Sözleşmesi İmzalarken Nelere Dikkat Edilmeli?

Bu makalemizde araç kiralama sözleşmelerini filo yönetimi ve filo yöneticisi bakış  açısıyla incelemeye çalışacağız. Bunu yaparken kiralama sözleşmelerinin hukuki boyutlarından ziyade, teknik olarak satış sonrası hizmetlere  odaklanan  bir araç kiralama sözleşmesinde dikkat edilmesi gereken hususları ön plana çıkarmaya çalışacağız. Bilindiği üzere araç kiralama sözleşmeleri salt hukuksal  sonuç oluşturan maddeleri içermez. Satış sonrası hizmetler, riskler, ilave maliyetler gibi teknik hususlar da sözleşmelerde önemli bir yer  işgal  eder. Kısaca, iyi bir araç kiralama sözleşmesinde dikkat edilmesi gereken filonun  yönetimi ile ilgili teknik hususları ön plana çıkarmaya çalışacağız. Kısaca, bu makalede hukukçuların alanına girmeden kendi işimiz olan filo kiralama ve yönetimi ile ilgili teknik boyutta kalacağız. Biz filo kiralama şirketleri müşterileriyle sözleşme imzalarken hukukçuların (avukatların) teknik konulara hukuksal konulardan daha fazla müdahale ettiğine  şahit oluyoruz. Filo kiralama hizmetinin detaylarına vakıf olmayan, sadece hukukçular tarafından üretilen sözleşmeler kiralayana de faydalı olmadığı  gibi bazen de çok önemli  eksiklikleri  içerebilmektedir. Önerimiz kiralama sözleşmeleri hazırlanırken  hukukçular  ve  filo   yönetim  uzmanlarının  birlikte  müzakere süreçlerini yönetmesidir.

Bu konuda yaşadığımız bir diğer zorluk da filo müşterilerinin sadece fiyata odaklanması ve sözleşmedeki satış sonrası ile ilgili maddelere gerektiği kadar ilgi göstermemesidir. Bizce, araç kiralama işinin yarısı avantajlı fiyat ise diğer yarısı ise sözleşmedeki teknik ve hukuki hükümlerdir.

Yaklaşık 20 yıldır Ülkemizde gelişen filo kiralama sektöründe birtakım mesleki, sektörel örflerin oluşmasını olumlu bir gelişme olarak sayabiliriz. Bu sayede sözleşmelerin zamanla daha da birbiriyle benzeştiğini görüyoruz. Yine de kiracı ve kiralayan tarafların imzalayacakları sözleşmelerde her hususu detaylıca müzakere etmelerinde fayda var. Araç kiralama sözleşmelerinde dikkat edilmesi gereken bazı önemli detayları sıralayacak olursak;

  1. Sözleşmenin ‘uzun dönem’ veya ‘kısa dönem’ olduğu açıkça belirtilmelidir. Uzun ve kısa dönem sözleşmeler birbirinden farklı hukuki sonuçlar doğurmaktadır. Uzun dönem sözleşmelerinde kiralayan  Karayolları Trafik Kanunu gereğince işleten sıfatına sahiptir. İşleten sıfatı bazı sorumlulukları kiralayana yüklemektedir. Genel olarak bir yıl ve üzeri sözleşmeler uzun dönem araç kiralama kapsamında  değerlendirilmektedir.
  2. Kiralanacak araçların zorunlu ve zorunlu olmayan sigortaları ve limitleri gözden geçirilmeli, ihtiyaç olması durumunda ilave limit ve poliçeler talep edilmelidir. Poliçelerdeki muafiyetlerden mümkün olduğunca kaçınılmalıdır.
  3. Aylık kira bedeli en ucuz olan sözleşme her zaman en avantajlı ve doğru sözleşme değildir. Kiralama fiyatı ve teknik hususlar birlikte değerlendirilmelidir.
  4. Araçların yapacağı yıllık km verileri titizlikle incelenmeli, işimize en uygun yıllık km teklifi tercih edilmelidir. Fazla km aşımlarının normal kiralama fiyatından çok daha fazla maliyete yol açacağı unutulmamalıdır.
  5. Sözleşmelerdeki damga vergisi sorumluluğu açıkça sözleşmede belirtilmeli ve ödenip ödenmediği takip edilmelidir.
  6. Araçların bakımı, hasar onarım hizmetlerinin hangi servis noktalarında yapılacağı ve ikame araç tahsisinin koşulları açıkça sözleşmede yer almalıdır.
  7. Kısa dönem kiralamalarda günlük km limitleri ve kasko muafiyetlerine dikkat edilmelidir. Ek kullanıcılar varsa sözleşmeye dahil edilmelidir.
  8. İkinci el olarak kiralanacak araçların mekanik ve kaporta ekspertizleri dikkate alınmalı, varsa eksiklikler sözleşmeye yazılmalıdır.
  9. Araçların teslim ve iade edileceği adresler sözleşmeye işlenmeli, bakım ve hasar işlemlerinde vale hizmetlerinin olup olmadığı hususları açıklığa kavuşturulmalıdır.
  10. Sözleşme bitiminde sözleşmenin uzatılması ile ilgili hususlar ve erken iade koşulları sözleşmede yer almalıdır. Sözleşme süresi belirlenirken firmanın filo stratejisine ve ihtiyaçlarına uygun hareket edilmelidir.
  11. Üçüncü kişilere verilecek zararlar ve tazminat taleplerine karşı ilave mali mesuliyet poliçeleri tanzim edilmelidir.
  12. Araç bakım ve onarımlarında muhtemel meydana gelecek kullanıcı kusuru ve garanti kapsamalarının tespitinin yöntemi sözleşme içerisine dahil edilmelidir.
  13. Satış sonrası hizmetlerle ilgili iletişim bilgileri, servis noktaları ve araç kullanım kılavuzları sözleşmenin ekinde yer almalıdır.

Bu makale Satınalma Dergisinin Temmuz 2021 sayısında yayınlanmıştır