Şirketler Artan Akaryakıt Maliyetlerini Kontrol Altına Alabilmek İçin Neler Yapmalı?

Küresel piyasalarda sürekli ve hızlıca artan petrol fiyatları şirketlerin bütçelerini de olumsuz etkilemeye devam etmektedir. Petrol ürünleri ihtiyacının neredeyse tamamını ithal etmek zorunda olan ülkemiz ekonomisi artan enerji ödemeleriyle başa çıkabilmek için  yoğun mücadele vermektedir.

Pandemi ve hemen sonrasında ortaya çıkan Ukrayna savaşı nedeniyle petrol fiyatlarındaki dalgalanmaların bir müddet daha devam edeceğini rahatlıkla öngörebiliriz..

Alternatif enerji kaynaklarının kullanımına geçilmesinin kısa sürede mümkün görünmemesi,elektrikli araçların satın alma ve kiralama maliyetlerinin yüksek olması petrole olan bağımlılığımızın uzun bir süre daha devam edeceğini  göstermektedir..

Petrol ve enerji fiyatlarındaki artışlar makro ekonomik dengelerimizi olumsuz etkilediği gibi şirketlerin pazarlama, lojistik, filo, satış ve ulaşım harcama bütçelerinin artmasına da yol  açmaktadır.

Bu yazımızda şirketlerin bu süreçten daha az zararlı çıkabilmeleri için almaları gereken tedbirlerden kısaca bahsetmeye çalışacağız.

Öncelikle şirketlerin hangi faaliyetlerinde akaryakıt harcaması yaptıklarının tespit edilmesinde fayda var;

  1. Lojistik ve dağıtım faaliyetleri,
  2. Depolama sahasında kullanılan forklift benzeri yükleme ve istifleme işlemleri,
  3. Personel taşıma faaliyetlerinde kullanılan araçlar,
  4. Pazarlama ve satış ekibinin sahada kullandığı binek ve hafif ticari araçlar,
  5. Şirket yönetimine tahsis edilen araçlar,
  6. Satış sonrası hizmet ekiplerinin kullandığı teknik servis (bakım-onarım) araçları,

Şimdi her bir faaliyet ve harcama kategorisi için yapılması gerekenleri izah edebiliriz;

Lojistik ve dağıtım faaliyetlerinde harcanan akaryakıt harcamaları  işletmeler için en önemli   giderlerin başında gelmektedir. Bu faaliyetler ister dış kaynak kullanımı yoluyla isterse öz mal araçların kullanımı yoluyla yapılsın verimlilik analizleri   yapmak ve bu analizleri  detaylıca raporlamak birinci önceliğimiz olmalıdır. Toplam harcama miktarının yapılan ciro ve satılan/üretilen ürün miktarlarıyla mukayesesine  önem verilmelidir. Bu  sayede kendi bünyemizde  önemli bir kontrol parametresi oluşturmuş, verimlilik ve tasarruf yolunda  önemli bir  adımı  başlatmış oluruz.

Lojistik, dağıtım pazarlama, satış ve üretim departmanları arasındaki eşgüdümü artırarak haftalık, aylık hatta yıllık projeksiyonlar geliştirmek faydalı olacaktır.

Lojistik ve pazarlama faaliyetlerinde kullanılan araçların marka, model, kapasite, istiab haddi ve teknik özelliklerinin yeniden gözden geçirilmesi, faaliyetlere en uygun  araç ve  modellerinin  tesbit  edilmesi tasarruf ve verimliliğin  sağlanması yolunda önemli bir aşama olacaktır.

Dağıtımı yapılacak ürünlerin hangi depolarda depolanacağı, yeni depolara gerek olup olmadığı, mevcut depolardan verimsiz olanların kapatılması, optimum depo sayısının ve  depo kapasitelerinin gözden geçirilmesi akaryakıt  harcamalarının  asgariye  indirilmesi için  diğer  önemli bir  husustur.

Depolama alanlarında kullanılan forklift vb. iş makinelerinin harcadığı akaryakıt harcamalarını da dikkate almak gerekir. Yükleme yapılan ürünlerin hacim ve ağırlıklarıyla uyumlu araçların kullanımı ve mümkünse elektrikli, LPG’li iş makineleri tercih edilmelidir. Forklift türü araçlarla en az sarfiyatla azami ürünün taşıma araçlarına yüklenmesi ve depoda ist bir  adımleme yapılması hedeflenmelidir.

Personel taşıma giderleri özellikle büyük şehirlerdeki işyerlerinde önemli rakamlara ulaşmaktadır. Yeni işe alımlarda işyerine yakın personelin tercih edilmesi, personel servis güzergahları ve araçların yolcu taşıma kapasitelerinin yeniden belirlenmesi bu harcamalarda tasarrufa yol  açacak önemli bir adım olacaktır..

Pazarlama ve satış ekiplerine sahadaki faaliyetlerinde kullanması için tahsis edilen binek ve hafif ticari araçların sayısı, kullanım yönetmeliklerinin güncellenmesi, iş ve mesai dışında kullanımının sınırlandırılması gibi konulara öncelik verilmelidir. Özellikle araç takip sistemleri vasıtasıyla verimlilik denetimleri ve raporlamaları ihmal  edilmemelidir.

Araç takip sistemleri araçların zaman bilgisiyle birlikte hangi konumda olduklarını, nasıl kullanıldıklarını, hangi rotayı izlediklerini ve rölanti süreleri gibi birçok  bilgileri anlamak ve öğrenebilmek için geliştirilmiş bir teknolojidir. Söz konusu teknoloji sayesinde araçların amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadıkları kontrol edilebilir, yakıt maliyetleri azaltılabilir ve sürücü davranışları kayıt altına alınabilir.

Pazarlama ve satış faaliyetleri stratejilerinin yeniden kurgulanması, dijital imkanlardan azami yararlanma imkanlarının araştırılması artık zorunlu hale gelmiştir. Saha ekibinin müşteri ziyaret programları azaltılarak müşterilerle yapılacak birçok görüşme dijital ortamda yapılabilir. Müşterilerle ilişkinin canlı tutulmasının tek yolunun müşterilerin bizzat ziyareti olmadığı, başka yöntemlerin de olduğu gerçeği gözden kaçırılmamalıdır.

Şirket yönetimine tahsis edilen araçlar ülkemizde firmanın itibarının bir göstergesi olarak kabul edildiği için genelde lüks, pahalı, motor hacmi yüksek ve  akaryakıt sarfiyatı yüksek modellerden oluşmaktadır. Bu yaklaşım açısının sürdürülebilirliği mevcut ekonomik koşullarda mümkün görünmemektedir. Buradaki temel ilkemiz ‘iş için araç’ olmalıdır. Tahsis edilen araçların sadece iş için kullanılması prensibi üst yönetim tarafından da titizlikle kontrol edilmelidir.

Satış sonrası teknik bakım ve servis hizmetlerimizde kullanılan araçların akaryakıt sarfiyatlarının da azaltılması mümkündür. Müşterilerden gelecek teknik hizmet taleplerinin tek bir merkezde değerlendirilerek optimum araç sayısının sahaya çıkması ve daha az yakıt sarfiyatının yapılması sağlanabilir. Yapılacak programlama sayesinde aynı bölgeye birden çok aracın servise çıkması gibi verimsiz ve israfa neden olan uygulamaların önüne geçmek her zaman mümkündür.

Kısaca özetleyecek olursak;

Akaryakıt sarfiyatı, kullanılan araçların kapasite ve teknik özellikleriyle, yapılan kilometre miktarıyla, sürücülerin eğitimli olup olmadığıyla, işletmede etkin filo yönetim çalışmalarının yapılıp yapılmadığıyla çok yakından ilgilidir. Filo yönetimi uygulamalarında başarısız olan firmaların çoğu kez akaryakıt sarfiyatlarını da kontrol etmesi mümkün olmayacaktır. Araçların hem satın alma hem de kiralama maliyetlerinin inanılmaz rakamlara ulaşması firmalarda filo yönetim uzmanlarının istihdamını daha da zorunlu hale getirmiştir.

Yazımızın hazırlanmasına teknik bilgi ve tecrübeleriyle destek veren Savaş Plastik AŞ Süreç Geliştirme Yöneticisi Sn Zafer Urfalıoğlu ve Seyir Mobil Bölge Satış Yöneticisi  Sn Zafer Daştan Bey’e teşekkür ederim.

Bu makale Satınalma Dergisinin Haziran 2022 sayısında yayınlanmıştır